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Career 學習宅急便 發刊日期：2005年8月16日

還在浪費時間嗎？向低效率與加班說拜拜！

待辦事項不可拖延

　　葛理森發現，工作效率出問題，主要原因在於人們總是不斷累積待辦事項，拖延愈久就愈難處理。

　　他曾經向銀行申請一張請款發票，兩個月後尚未收到帳款，卻發現這張兩個月前即已簽發的支票，仍然躺在出納小姐的抽屜中。他向銀行抗議，出納小姐說，「我太忙了，每天都在回答客戶詢問帳款的電話，沒有時間出帳。」這是很典型沒有在第一時間，把該辦的事情做好的後續效應。

　　葛理森歸納出幾個提升效率的原則：

　　1.立刻動手做：判斷事情的輕重緩急，決定優先處理順序，是許多人的工作圭臬。但問題是，一些難以判斷重要性的工作，往往會被直接丟進「待辦事項」中。事後檢討，你會發現10件待辦事項中，有5件從來沒動過，一直積壓在那裡。

　　事情只有「該做與不該做」之分，唯有在最後時限，才需要去判斷輕重緩急，決定哪些事情暫時擱在一邊。

　　提升效率，第一要務就是減少手邊的待辦事項，時時刻刻謹記：不要拖延，立刻動手做。

讓辦公環境井然有序

　　2.條理分明：從辦公桌到資料檔案，都應該有明確的歸檔和分類。否則就會像《華爾街日報》的調查：「美國每個白領階級，平均每年要花費6個星期，在辦公室內尋找文具。」

　　讓辦公環境井然有序的要訣是，辦公桌只放正在進行中的工作，沒其他有雜物。在辦公桌上，應該只有行事曆，以及標明「新收文件」、「待辦文件」和「擬發文件」的文具架。

　　整理文件檔案的原則也是如此：需要的才留下來。許多人誤以為資料愈多愈好，在資訊爆炸的時代，其實過多的資訊，反而是雜亂的來源。切記：不懂的資訊，永遠用不到；未曾整理的資訊，如同不存在。

　　3.排時間表：管理學上有一個著名的帕金森原則（Parkinson's Law）：你分配給某項工作的時間，就是你完成該項工作花費的時間。意思是，如果你打算花一小時處理電子郵件，你就一定會花上一小時，即使能提前完成，也會拖到最後時限才做完工作。這個原則說明了排定時間表、凡事按表操課的重要。

排除辦公室的干擾

　　此外，「專心」也是提升效率的不二法門。不妨用下列方式，排除辦公室的干擾因素：

　　1.設定「請勿打擾」時段：訂出一段時間，如90分鐘，專心於工作上，不接電話、不開會、不與人交談。

　　2.集中處理來電：不必隨時接聽電話，而是視自己的工作狀況，決定每天回覆電話的時間。行動電話則設定開關機時間。

　　3.延後處理電子郵件：電子郵件容易讓人分心，不要一上班就打開電子信箱。應該先處理完當日重要工作事項後，再開啟電子郵件。

　　要提升工作效率，就得將事情「簡化」，首先要學會「整理」，將雜亂無章減到最低。不論是辦公桌整理、名片整理，或檔案整理、資料庫整理，都有助於節省你的時間，提升工作效率。以下是收納整理的實用技巧：

實用技巧 1：桌面管理

　　《整理達人：打造高效能辦公室25招》的作者戶健司，建議整理辦公桌的步驟如下：

　　1.清空桌面》：將桌面上所有物品，一律放入一個大紙箱，小件文具則收入另一個小的箱子中，將桌面徹底清空歸零，然後再思考哪些必需品，是一定要放在桌上的。

　　2.規劃桌面空間》：以有利工作進行為原則。想清楚每樣東西擺放的位置，電腦、電話、常用的文具盒等物品，應該放置在固定的桌面位置，而且必須是在伸手可及的地方。電話旁邊要放有記事用的紙筆。

　　3.整理文具》：經常使用的物品擺放在桌上；不常使用的放在置物盒，收進抽屜；很少使用的物品收到資料櫃或桌子最下層抽屜。準備筆筒，將散亂的文具放進筆筒，已經不易使用或老舊的文具一律丟棄。

　　4.利用書架》：準備一個寬80～120公分，高50公分的書架，放在桌面上，用來整理常用的資料夾。

　　5.整理抽屜》：清出抽屜中所有的物品，並決定各項物品擺放的位置。用置物盒或收納格分隔抽屜的空間，常用的放在外側，不常用的放裡側。

　　最下層抽屜可以擺放檔案夾，記得為檔案夾做標籤，將其分類寫好檔名，拉開抽屜就能一目瞭然。

實用技巧 2：名片管理

　　名片代表上班族的人脈網絡，名片整理就是在做「人脈管理」；但名片也是最容易散亂的，很多上班族都有想跟某個客戶聯絡時，卻怎樣也找不到對方名片的經驗。以下是名片整理的技巧：

　　1.交換名片後，立刻記下對方的特徵：包括日期、地點以及會面目的、可以馬上聯想起對方的特徵等。

　　2.整理名片：常會聯絡的名片，放入可以隨身攜帶的名片本中；不常聯絡的名片，則放到名片整理盒中。

　　3.將名片分類歸檔：分類不要太過繁雜，分成3～4類即可。依照時間順序歸檔，丟掉不重要的名片。

實用技巧 3：資料檔案管理

　　《一切從減》這本書中，作者提出著名的四等份法（又稱艾森豪模式），這也是歷屆美國總統的整理訣竅：首先，將一張桌子分成四個區塊，依照順時針方向，整理你辦公桌上的文件叢林，直到一張紙也沒有為止。開始之後就不可分心，直到結束。四等份法代表的意思是：

　　【第一區】：丟掉它。包括過時的旅遊資訊、一週前的報紙、半年前的目錄、超過3年沒看的說明書等等，根本不可能再去閱讀的資料，都應該丟棄。很多資料你以為有用，其實根本就不需要。

　　【第二區】：交給別人做。把該交給其他人處理的事項放在這一區。不要堆積在自己的桌上，造成工作延遲。

　　【第三區】：重要事件。一定非得要自己親自動手才能完成的工作，才放在這一區中。記得將標準訂高，不要任何事情都認為非得自己動手不可。

　　【第四區】：奇蹟。指的是收拾整理時，立刻就可以處理完成的事項。例如把資料收到正確的文件夾中，或是把本來用書面處理的事項，改成用電話聯絡。

　　運用四等份法，目的就是要化繁為簡，有幾個原則一定要遵守：

　　* 不要製造只完成一半的文件（任何事情不要半途而廢）

　　* 每一份文件、紙張只碰一次（一次就把事情做好）

　　* 不要有第五、第六區

　　即使不是總統這種大人物，你也可以運用相同的原則，保持文件檔案井然有序：

　　1.舊的不去，新的不來：將一個新的資料歸檔時，就扔掉一個舊的，不要把檔案文件當成不朽的財產。

　　2.順手整理：每天下班前將一、兩個需要「瘦身」的資料夾拿出來，隔天有空時，順手清理。

　　3.保存期限：在資料夾上註明資料何時就失效了，寫上醒目的保存日期。

　　4.結案慶祝：當一件案子完成時，將所有的相關檔案、資料檢視一遍，不再需要的文件、書籍就立刻送回原處或扔掉。

實用技巧 4：資料庫管理

　　所謂「工欲善其事，必先利其器」，要提升工作效率，一定要懂得運用科技工具，例如資料庫管理的軟硬體。

　　數位知識管理研究中心資深顧問講師楊舜仁舉例，有位高階管理者的聯絡名單高達9,000多人，每次出差，光是名單就要裝滿一個公事箱。「一定要善用科技，才能簡化工作，」楊舜仁說。

　　以這位高階主管來說，其實可以這樣做：

　　1.先建立一個「中央資料庫」。將現有的名片、聯絡簿、電子郵件、及時傳訊、手機、電子報、PDA、傳真、網路電話上的聯絡檔案，全部集中起來，放到常用的管理系統，如Outlook中。

　　根據單一的原則，所有的檔案只建立在同一處，不要重複，以避免複雜化。

　　2.接下來，建立「關鍵字搜尋」系統。這時，需要運用到群組與分類的技巧。使用Word或Excel檔案，建好一個標準化的格式，將資料全部輸入。分類項目應該能辨識這個人或組織的身分，愈清楚愈好。如果有些項目無法歸類時，一定要有一個備註欄或記事欄，可以將資料鍵入，以便做關鍵字搜尋。

　　3.最後，則是整合的工作，讓這個中央資料庫系統能夠同時應用到不同的硬體設備，包括電腦、電子郵件、PDA等科技產品上。

　　有了這套資料庫，只要輸入正確的關鍵字，就能得出所有需要的資訊，不必每天提著沈重的公事包到處跑，或者在浩瀚的資料堆中辛苦搜索，工作變得簡單又有效率。