考核工作結束之後,經理人就必須與員工個別來討論考核的結果。由於考核的目的是要改進工作表現。因此,整個面談過程便十分重要。
 
下面幾個要點可以使面談的效果做得更好:
1.創造融洽的氣氛:
無論是任何性質的面談,第一個步驟都是要使接受面談的人感到輕鬆自在,接著,才指出這次面談的理由及好處。
 
2.討論工作表現:
指出員工表現優異的地方,及什麼地方合乎公司的要求。要舉出實際的例子,好讓員工知道你真的清楚他們有哪些地方具有好的品質。

鼓勵員工發表他們的看法,並仔細傾聽,然後再針對那些沒有合乎標準的工作表現提出討論。這也要舉出實際的例子。不要只是說:「你的工作表現不良。」你所要求的評估標準,一定要說明清楚,並確定員工完全明瞭。對員工來說,他們一點也不怪你會指出他們工作未能達到標準的地方。但你要問他們準備怎麼做,以達到公司所要求的標準;並希望你如何配合,以協助他們達到目標。

 
不管碰到什麼情形,要把注意力集中在「工作」上,而不是個人。不要說:「你不好。」最好是說:「這部份工作沒有達到標準。」
 
假如問題與工作表現沒有關係,而是與個人行為有關,那麼,不妨以這樣的方式告知:「這幾年來,我常常向你提起有關上班遲到的事。你是個好員工,假如能夠按時上班的話,相信在公司裡的發展機會要比現在大得多。」要讓員工有機會表示決心,並說明要如何改正。
 
3.要員工提出評論或建議:
鼓勵員工就考核工作的每一部份提出他們的看法和意見,但是不要變成激烈的長篇大論。有時,員工可能會有藉口或托辭,你都要注意聆聽,並鼓勵他們盡量把意見表達出來。通常,只要員工把想講的話講出來,他們便會面對現實,然後想出實際可行的方法來。
 
4.檢討過去一年的目標,然後設定下一年度的新目標:
假如過去一年所設的目標都達成了,要恭賀他們,並找出什麼是他們得以達到目標的原因;假如有些目標沒有完成,也要找出原因並決定該如何改正,以便在下一年度能符合標準。
 
評鑑面談的目的並不只是檢討過去,也要計劃將來問員工:「在未來的十二個月裡,你想要達到什麼目標?」設法讓他們講出具有建設性的目標、要如何改正沒有符合標準的行為、並進一步提出可行的計劃來。這也可以包括一些個人的目標,如:希望有額外的在職訓練、參加專業或商業協會的活動、還有其它種種對事業有助益的活動等。

身為經理人對這些目標要表示支持,但不要隨便應允,或做出超過自己能力範圍所能給予的許諾。

 
要員工把每個目標寫下來,然後在旁邊註明要如何達成。把這份計劃影印一份副本,與該目標的績效考核表放在一起。等到明年,這便可做為考核面談的部份資料。
 
5.結論:
在面談快結束的時候,把所有你們討論過的事項做個討論。注意他們是否完全明瞭自己工作表現與行為的優劣、什麼是下一年度的目標與計劃、及其它有關事項等。把這些要點都記錄下來,並予保存。
 
除非員工的表現極差,或此次面談是解雇之前的「最後一次機會」,否則,在面談結束時,均應給予肯定的評語。如:「大致來說,你今年的表現不錯,我相信你一定能繼續做好你的工作。」
 
考核面談假如好好處理的話,對員工和管理人員雙方,都會是很好的激勵因素。最重要的,就是不要把面談弄成是敵對的審問或對質,而是很有意義的雙向溝通,以引導員工願意繼續改進,並執行未來一年的種種計劃,使他們的工作經驗能變得更富有生產力、更能達到自我滿足。

 
 

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    林軒鴻(阿山哥) 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()